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                【职场贴士】:用结构化思维,理清工作汇报逻辑

                作者:
                2019/01/07 15:15
                浏览量
                工作中,我们每天都要做各种沟通和汇报。为了把信息全面、简明、有组织的传递给对方,从而提高效率、达成共识。
                 
                 
                今天给大家分享一个思维逻辑,轻轻松松帮你理清日常琐碎的工作事情,使办公有效、快捷;这个就是《金字塔原理》。
                 
                金字♀塔原理广泛应用于思考、沟通表达、解决问题和开发培训课程,是提高逻辑思维和表达能力的高效思维工具。其实,结构化并不是芭芭拉创造出来∑ 的,结构化一ξ 直存在着。比如我们会把一年分为春夏秋冬四季,这本身就是一种结构。

                金字塔原理有四个基本原则,分别是:

                 ?  论—结论先行  ?  

                ?  证—自上而下  ? 

                ?  类—归类分组  ? 

                ?  比—逻辑递进  ? 

                原则一:结论先行

                在做商务沟通和汇报时,如果我∑ 们做了30页PPT,汇报到20页的时候,还没△有让对方抓住你汇报沟通的主要观点,这就是一个失败的汇▓报。听众的注意力◥是有限的,在演讲汇报和商务沟◣通过程中,如果前5分钟不能吸引听◢众的注意力,听众的大脑极容易产生自我保护,这●种保护的结果就是产生“懈怠”情绪。

                 

                吸引听↓众的注意力有很多种方法,有演∮讲的技巧,有图形化展ㄨ示的技巧,其实听众最在意的是听到你的观点和结论,这是很有效率的的一种▓方法,不管听众是否赞同你︻的观点,都会吸引听众关注你的主要论∞据和方法。

                 

                “结论先行”做得最好的就是我们每年都会≡看到的∏政府工作报告。几万字〓的政府工作报∞告,每个要点部分都〗是“结论+分析”的模式来▆写。如果我没有∞时间全文阅读这份几万字的报告,我把每个段落的要点集中一起,能快速了解政府报√告的精髓。这并※不是我的归纳总结能力强,是报告文章采取的“结论先行”的方式,让我在阅读几万字的政府报告◥不费力,既可以快速↓通读浏览,又能根据自己的兴趣@ 详细看某部分具体内容。

                 

                 

                在商务▅汇报过程中的结论先行,推荐使用╱摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告,可以在分析和论述开始前增加摘要页,汇总主要△观点。比如商业计划书、IPO路演╲报告或上市公司年报报告,在最前面常常▽有Summary部分,主要⌒介绍基本情况和核心结论。

                原则二:自上而下

                先抛结论,然后列①出要点来支持自己的结论,再层层【详细展开。

                 

                 

                当你对要表达和沟通的问题已有主要思路,就差清晰地〖表达出来时,适合用自︻上而下法。比如,写年终↘总结时,基本知道自己要写的主题→是什么,平时的◎成绩、遇㊣ 到的问题、下一年的规划等也有个大「概构思,此时,就可@ 以采用自上而下法构建金字塔结构,条理清晰⌒ 地表明自己的想法。

                原则三:归组分类

                当一件事清你去分类以后,它就变得特别得清晰、简单、准确,分类是生活、工作中无处不在的。家中物品的摆放,如果做@好归类分组就会显得很舒服,使用ω时候找起来也很方便。我们的大脑有自动将某些具有共同特性的东西进〖行归类组合的能力。如果大脑∞对处理的信息,已经进行了归类分组,显得清晰明了,理解起来就比较〓容易。如果要处理的信息杂乱无章,大脑会自动进行信息解构分析,进□ 行归类分组,但是会增加听众的大脑负担,不利于信息的理解。

                 

                 

                分类要符合MECE原则,中文叫☉相互独立、完全穷尽。相互独立的意思是▅,互相之间不能有♀交叉,完全穷尽就是你在分类的时候不能有遗漏。只要符合这个标准,就是一〓个清晰的、准确的分类Ψ。

                在实际运用中你只用不停问自己两个问题:

                 

                ? 我是不是把所有的可能≡因素都考虑到了,有没有↑遗漏的?

                ? 这些因素之间有没有互相重叠的部分?

                 

                在运用MECE原则时,有两个数字要①记住,数字3和数字7。有研究认①为,人类大脑能一次性接受的信息分类的临界值是7条,突破7以后就会给记忆造成负担▓々。3条最容易记住,我们在做工作汇报的时候,如果你列出〇的信息数量超过7条,就要考虑分类或压缩了。

                原则四:逻辑递进

                在完成归类分组之后,同一组内的信息表达也♀是有一定的逻辑顺「序的。不知大家发现没有,同样一件事卐,表达的顺序不同,得出的结果和效果也完全不一样。表达的先后顺序●非常重要。

                 

                 

                常见逻辑递▓进的排序原则分为时间、空间、重要性和业务流程四种方式。排序原则要统↓一,即同一个层级采用同一种排序方式,不能采用多种排序方式。前两条用时间分↙,后两条︾用空间分就会产生交叉。 

                论证类比”四个核心原则之间还有内在关系。论与证是〓和纵向结构对应的,就是上下〗要符合论与证的结构。类和比是横向结构对应的,同一组思想之间要符合归类分组和逻辑递进。

                 

                综上所述,使用结构化思维的工』作汇报具有以下优点:

                 

                ? 缩减完成同一项工作所需的时间,提升效率。

                ? 增强解决问题、工作安排、成果汇报时的清晰¤度。

                ? 使信息接受者更容易理㊣解,降低信息传递中的失真。

                原则一:结论先行

                在做商务沟通和汇报时,如果我们做※了30页PPT,汇报到20页的时候,还没有让对方抓住你汇报沟通⊙的主要观点,这就是一个失败的汇报。听众的注意力是有限的,在演讲汇报和商务沟通过程↑中,如果前5分钟不能吸引听众的注意力,听众的大脑极容易产生自我保护,这种保护的结①果就是产生“懈怠”情绪。

                 

                吸引听众的注意力有很多种方法,有演讲的技巧,有图形化展示的技『巧,其实听众最在意的是听到你的观点和结论,这是很有效率的的一种方法,不管听众是否赞同你的观点,都会吸引听众¤关注你的主要论据和方法。

                 

                “结论先行”做得最好的就是我们每年都会看到的政府工作报告。几万字的政府工作报告,每个①要点部分都是“结论+分析”的模№式来写。如果我没№有时间全文阅读这份几万字的报告,我把每个段落的要点集中一起,能快速■了解政府报告的精髓。这并不是我的归纳总结能力强,是报告文章采取的“结论先行”的方式,让我在阅读几万字的☉政府报告不费力,既可以快◆速通读浏览,又能根据自己的兴趣详细看某部分具体内容。

                 

                在商务汇报过程中的结论先行,推荐使用↙摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告,可以在分析和论述开始前增加摘要页,汇总主要观【点。比如商业计划书、IPO路演报告或上市公司年↑报报告,在最前面常常有Summary部分,主要介绍基本情况和核心结论。

                 

                原则二:自上而下

                先抛结论,然后列出要点来支持自己的结论,再层@层详细展开。

                 

                当你对要表达和沟通的问题已有主要思路,就差清晰地表达出来时,适合用自上而下法。比如,写年终总结时,基本知道自己要写的主题是什么,平时的成『绩、遇到的问题、下一年的规划等也有个大概构思,此时,就可以采用自上◇而下法构建金字塔结构,条理清晰地表明自己◇的想法。

                原则一:结论先行

                在做商务沟通和汇报时,如果√我们做了30页PPT,汇报到20页的时候,还没有让对方抓住你汇报沟通的主要观点,这就是一个失败的汇报。听众的注意力是有限的,在演讲汇报和商务沟通过程中,如果前5分钟不能吸引听众的注意力,听众的大脑极容易产生自我保护,这种保护的结果就是产生“懈怠”情绪。

                 

                吸引听众的注意力有很多种方法,有演讲的技巧,有图形化展示的技巧,其实听众最在意的是听到你的观点和结论,这是很有效率的的一种方法,不管听众是否赞同你的观点,都会吸引听众关注你的主要论据和方法。

                 

                “结论先行”做得最好的就是我们每年都会看到的政府工作报告。几万字的政府工作报告,每个要点部分都是“结论+分析”的模式来写。如果我没有时间全☆文阅读这份几万字的报告,我把每个段落的要点集中一起,能快速了解政」府报告的精髓。这并不是我的归纳总结能力强,是报告文章采取的“结论先行”的方式,让我在阅读几万字的政府报◤告不费力,既可以快速通读浏览,又能根据自己的兴趣详细看某部分具体内容。

                 

                在商务汇报过程中的结论先行,推荐使用摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告,可以在分析和论述开始前增加摘要页,汇总主要观点。比如商业计划书、IPO路演报告或上市公司年↑报报告,在最前面常常有Summary部分,主要介绍基本情况和核心结论。

                 

                原则二:自上而下

                先抛结论,然后列出要点来支持自己的结论,再层层详细展开。

                 

                当你对要表达和沟通的问题已有主要思路,就差清晰地表达出来时,适合用自上而下法。比如,写年终总结时,基本知道自己要写的主题是什么,平时的成绩、遇到的问题、下一年的规划等也有个大概构思,此时,就可以采用自上而下法构建金字塔结构,条理清晰地表■明自己的想法。

                原则一:结论先行

                在做商务沟通和汇报时,如果我们做了30页PPT,汇报到20页的时候,还没有让对方抓住你汇报沟通的主要观点,这就是一个失败的汇报。听众的注意力是有限的,在演讲汇报和商务沟通过程中,如果前5分钟不能吸引听众的注意力,听众的大脑极容易产生自我保护,这种保护的结果就是产生“懈怠”情绪。

                 

                吸引听众的注意力有很多种方法,有演讲的技巧,有图形化展示的技巧,其实听众最在意的是听到你的观点和结论,这是很有效率的的一种方法,不管听众是否赞同你的观点,都会吸引听众关注你的主要论据和方法。

                 

                “结论先行”做得最好的就是我们每年都会看到的政府工作报告。几万字的政府工作报告,每个要点部分都是“结论+分析”的模式来写。如果我没有时间全文阅读这份几万字的报告,我把每个段落的要点集中一起,能快速了解政府报告的精髓。这并不是我的归纳总结能力强,是报告文章采取的“结论先行”的方式,让我在阅读几万字的政府报告不费力,既可以快速通读浏览,又能根据自己的兴趣详细看某部分具体内容。

                 

                在商务汇报过程中的结论先行,推荐使用摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告,可以在分析和论述开始前增加摘要页,汇总主要观点。比如商业计划书、IPO路演报告或上市公司年报报告,在最前面常常有Summary部分,主要介绍基本情况和核心结论。

                 

                原则二:自上而下

                先抛结论,然后列出要点来支持自己的结论,再层层详细展开。

                 

                当你对要表达和沟通的问题已有主要思路,就差清晰地表达出来时,适合用自上而下法。比如,写年终总结时,基本知道自己要写的主题是什么,平时的成绩、遇到的问题、下一年的规划等也有个大概构思,此时,就可以采用自上而下法构建金字塔结构,条理清晰地表明自己的想法。